PROCESO CONTABLE
La información contable que
presenta una empresa es elaborada a través de lo que llamamos Proceso contable.
El proceso contable es el
ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y
resumidas para la obtención de los Estados Financieros. Este proceso está
formado de los siguientes pasos: registrar las transacciones en el diario,
pasar la información del diario general al mayor general, obtener la balanza de
comprobación, registrar los asientos de ajuste, obtener la balanza de
comprobación ajustada, formular los estados financieros, hacer los asientos de
cierre, obtener la balanza de comprobación después del cierre.
La contabilización de
las transacciones de una empresa se lleva a cabo a través de lo que llamamos
cuentas y la presentación de la información financiera de una entidad se resume
en lo que llamamos rubros
Etapas
Registrar la Operación en el Libro Diario
Posteriormente a este
proceso de verificación, comprobación y análisis de los documento se procede a
registrar las operaciones en un libro de contabilidad conocido como Libro
Diario el cual tiene carácter cronológico es decir se van registrando las
operaciones en completo orden de fecha en que van ocurriendo valiéndose de
la teoría del cargo y del abono.
Las operaciones deben
recogerse en el libro día a día, o bien por periodos no superiores al mes si su
detalle aparece en otros libros. Las anotaciones en el libro se harán por medio
de asientos. Registrará día a día todas las operaciones relativas a la
actividad de la empresa. Será válida sin, embargo, la anotación conjunta de los
totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de
que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo
con la naturaleza de la actividad de que se trate."
Libro Mayor
A continuación el empleo del
Libro Mayor donde se agrupan y se clasifican todas las cuenta por separado y
determinar su saldo. A lo largo de la vida de una empresa, se van produciendo
distintos hechos que deben ser registrados por prescripción legal o por
necesidades de la gestión de la empresa. Estos hechos quedan reflejados en el
Libro Diario de forma cronológica. La finalidad del Libro Mayor va a
consistir en recoger estos mismos hechos pero no en atención a la fecha de
realización, sino a la cuenta que se ha visto afectada.
Es un libro no obligatorio,
a pesar de que en la práctica resulta imprescindible llevarlo. En él se van a
recoger las distintas cuentas, y los movimientos que se hayan realizado en
ellas. De este modo, el diario es como lo que su nombre indica, un libro diario
donde se anotan una tras otra todas las operaciones de la empresa y el mayor -
que está representado por una ficha para cada cuenta - va anotando en cada
ficha solo los movimientos que a ella corresponden.
Balance de Comprobación
Seguidamente el Balance
de Comprobación el cual consiste en una verificación matemática de los
registro que sean realizado en el periodo donde es lógico suponer de la suma de
los saldo de las cuenta deudora es igual a la suma de cuenta acreedora. Es un
instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los
débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas
(ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico
de un estado financiero.
El balance de comprobación
refleja la contabilidad de una empresa u organización en un determinado
periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de preparar las
cuentas anuales.
El balance de comprobación
también permite confirmar que la contabilidad de la empresa esté bien
organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin
embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sería el caso, por ejemplo,
de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anotó dicho pago a otro. El
balance sería correcto desde los números, pero no en la práctica.
Ajuste y correcciones
Es la etapa que le sigue
antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios
para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos
realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos
incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la
moneda funcional. Estos ajustes y correcciones son necesarios para
poder emitir estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera
de la empresa, además de cumplir con los principios de contabilidad. Durante el
ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una
revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores. Algunos
hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se conocen
plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace necesario
realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando
ya se tiene la información completa. Es importante que todos los ajustes y correcciones
a que haya lugar, se hagan antes del cierre contable, pues esta es la
oportunidad para sanear la contabilidad y los estados financieros, puesto que
una vez realizado el cierre y emitidos los estados financieros, se hace más
difícil el proceso de corrección y ajuste.
Hoja de Trabajo
Hoja de trabajo, también
conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es un documento contable
obligatorio o indispensable, tiene carácter optativo, y además de índole
interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de las
operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de
ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así como los
Estados financieros: Estado de situación y Estado de
resultados en el libro de inventarios y balances.
El Estado de trabajo se desarrolla en una hoja tabular de 12 columnas, en las cuales se hace el resumen del cierre anual de operaciones.
Preparación de los Estado Financiero
En Base la Hoja de Trabajo y
teniendo la certeza de que todo está correcto se procede a preparar los
dos estados financieros más importantes de la contabilidad: El Estado
de Ganancias y Pérdidas (conformado por las cuentas Nominales de
ingresos y Egresos) y el Balance General (Conformado por
las cuentas reales de activo, de Pasivo y Capital.)
Asientos de cierre
Las cuentas nominales son
transitorias, es decir, duran el mismo tiempo que el ejercicio de la empresa,
en consecuencia terminado el periodo contable, debe procederse a cancelar todas
las cuentas nominales y a traspasarse la utilidad o perdida a la cuenta capital
a este proceso se le conoce como asientos de cierre. Sirve para separar un
ejercicio económico de otro.
El momento concreto en el
que se procederá al cierre de la contabilidad, será al final del ejercicio.
También se cerrará la contabilidad en el momento en que cese la actividad de la
empresa. Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las
cuentas de resultado contra la cuenta de pérdidas y ganancias
Estas cuentas para su
cancelación se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen acumulado.
LEY 1314 DE 2009
El Estado, bajo la
orientación del Presidente la República y en compañía de las entidades a que
hace referencia la presente Ley, intervendrá la economía, limitando la libertad
económica, para expedir normas contables, de información financiera y de
aseguramiento de la información, en el cual se conforme un sistema único y
homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa observancia, por cuya
virtud los informes contables y, en particular, los estados financieros,
brinden información financiera comprensible, pertinente, confiable Transparente
comparable y útil para la toma de decisiones económicas por parte del Estado a
Los propietarios, Funcionarios y empleados de las empresas y también a los
inversionistas actuales o potenciales y otras partes interesadas con el
objetivo de mejorar la productividad, La competitividad y el desarrollo
armónico de la actividad empresarial de las personas naturales y jurídicas,
Nacionales o extranjeras Con tal finalidad, en atención al interés público,
expedirá normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento
de información, en los términos establecidos en la presente Ley.
Esta norma, consistente en “La Convergencia con Estándares de Contabilidad
y Aseguramiento de la Información de alta calidad, reconocidos internacionalmente”,
lo cual le permitirá a los empresarios del país y a los Contadores Públicos, inscribirse desde el reconocimiento del entorno nacional
en el proceso de la globalización económica.
En esta ley no se extienden
a las cuentas nacionales, como tampoco a la contabilidad presupuestaria, a la
contabilidad financiera gubernamental, de competencia del Contador General de
la Nación, o la contabilidad de costos.
Esta ley aplica a todas las
personas naturales y jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad de
acuerdo con la normatividad vigente, así como los contadores
públicos, funcionarios y otras personas encargadas de la preparación de estados
financieros y otra información financiera, de su promulgación y aseguramiento.
El propósito de esta
ley es entender por normas de contabilidad y de información financiera el
sistema compuesto por postulados, principios, limitaciones, conceptos, normas
técnicas generales, normas técnicas específicas, normas técnicas especiales,
normas técnicas sobre revelaciones. normas técnicas sobre registros y libros,
interpretaciones y guías, que permiten identificar, medir, clasificar,
reconocer, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones
económicas de un ente, de forma clara y completa, relevante, digna de crédito y
comparable.
LEY 2649 DE 1993
Se entiende por principios o
normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de
conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar
contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.
Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar,
registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un
ente económico, en forma clara, completa y fidedigna.
La información
contable se debe utilizar para: Conocer los recursos controlados por un ente
económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes,
ejecutar un control sobre las operaciones económicas de la empresa, ayudar en
la toma de decisiones en cuanto a inversiones o créditos; además se puede decir
que la información contable es comprensible cuando es clara y es útil
cuando es pertinente y confiable en la preparación de los estados financieros (El
balance general, estado de resultados, estado de cambios en el
patrimonio, estado de cambios en la situación financiera, y el estado de
flujos de efectivo).
Permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de una empresa; debe ser aplicado a todas las personas que según la ley estén obligadas a llevar una contabilidad.
Son los principios o normas de la contabilidad aceptadas en Colombia, tiene los siguientes objetivos conocer y demostrar, apoyar, tomar decisiones, evaluar la empresa, control en las operaciones, evaluación de la actividad económica; está compuesta de las normas básicas que son un conjunto de conceptos que fundamentan la información contable de personas naturales o jurídicas.
