LA TOMA DE DECISIONES

La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas.

QUIENES LA REALIZAN

Todos a nivel personal, laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc.

Hay decisiones simples y cotidianas: proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente Hay decisiones en los cuales las consecuencias de una mala o buena elección puede tener repercusiones en la vida o el éxito o fracaso de la organización: proceso más estructurado.

CLASES DE DECISIONES

©      Decisiones programadas

©      Decisiones no programadas

©      Contexto empresarial

ETAPAS EN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Consideramos que la toma de decisiones es un proceso porque durante un periodo de tiempo se suceden una serie de etapas de forma secuencial como se muestra en la Figura 

Las fases son las siguientes (de Miguel, 1993; Moody, 1991; Hubert, 1984; Simon, 1977):

A.   Fase de inteligencia. Consiste en identificar y definir el problema para el que se pretende tomar una decisión (Greenwood, 1978). En primer lugar se realiza un análisis completo interno y externo para buscar el origen fundamental de este problema. Debemos tener en cuenta que este análisis depende de la forma en que el decisor percibe el problema, es decir, selecciona, recibe, organiza e interpreta la información; es necesario recopilar todos los datos disponibles acerca del problema para optimizar la utilidad de la información. En esta etapa pueden suceder una serie de errores bastante comunes. Por ejemplo, podemos obtener una respuesta adecuada para un problema equivocado. En este caso, debemos volver a analizar el problema, que seguirá sin solución.

B.   Fase de diseño, modelización o concepción. Se identifican y enumeran todas las alternativas, estrategias o vías de acción posibles. Para ello debemos hacer un análisis exhaustivo del problema, siendo recomendable la opinión de varias personas con distintos puntos de vista, con el fin de que no queden alternativas sin identificar.

C.   Fase de selección. Consiste en la elección de una alternativa. Para ello, se evalúan todas las líneas de acción teniendo en cuenta la concordancia de los objetivos de la empresa y los recursos. Además, la alternativa elegida debe ser factible y contribuir a la resolución del problema. Hay que tener en cuenta los posibles problemas futuros y las consecuencias asociadas a cada una de las alternativas. Por supuesto, esta elección se realiza en función de la cantidad y calidad de información disponible a tal efecto.

D.   Fase de implantación. Se desarrollan las acciones que conlleva la alternativa elegida para solucionar el problema.

E.   Fase de revisión. Sirve para comprobar si la puesta en marcha de la decisión es la más adecuada y si se alcanzan los resultados deseados. Se realiza un control evaluando las acciones pasadas y si algo no es correcto, se reinicia el proceso.

PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

©      Identificar y analizar el problema: En la empresa, el problema o situación existe cuando hay una brecha entre la condición presente real y la deseada, o potencial y se estima que dicha brecha existirá en el futuro. ¡En lo personal- y muchas veces en la organización- lo importante es saber lo que se quiere.

©      Identificar los criterios de decisión y ponderarlos: La ponderación, es asignar un valor relativo a la importancia que tiene cada criterio en la decisión que se tome, ya que todos son importantes pero no de igual forma Consiste en identificar aquellos aspectos que son relevantes al momento de tomar la decisión, es decir aquellas pautas de las cuales depende la decisión que se tome

©      Generar las alternativas de solución: El desarrollo de un número exagerado de alternativas puede tornar la elección sumamente dificultosa, y por ello tampoco es necesariamente favorable continuar desarrollando alternativas en forma indefinida.

Consiste en desarrollar distintas posibles soluciones al problema.

No resulta posible en la mayoría de los casos conocer todos los posibles caminos que se pueden tomar para solucionar el problema

Cuantas más alternativas se tengan va ser mucho más probable encontrar una que resulte satisfactoria.

En esta etapa lo más importante es la creatividad.

©      Elección de la mejor alternativa: Existen herramientas, en particular para la Administración de Empresas para evaluar diferentes alternativas: métodos cuantitativos. En esta etapa del proceso es importante el análisis crítico como cualidad del tomador de decisiones. Consiste en hacer un estudio detallado de cada una de las posibles soluciones que se generaron para el problema: mirar sus ventajas y desventajas, de forma individual con respecto a los criterios de decisión, y una con respecto a la otra, asignándoles un valor ponderado.

©      Implementación de la decisión: Poner en marcha la decisión tomada para así poder evaluar si la decisión fue o no acertada. La implementación probablemente derive en la toma de nuevas decisiones, de menor importancia.

©      Evaluación de los resultados: Después de poner en marcha la decisión es necesario evaluar si se solucionó o no el problema, o sí se alcanzaron los objetivos deseados, es decir si la decisión está teniendo el resultado esperado o no.

PROCESO CONTABLE, LEY 1314 Y 2649

PROCESO CONTABLE

La información contable que presenta una empresa es elaborada a través de lo que llamamos Proceso contable.

El proceso contable es el ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtención de los Estados Financieros. Este proceso está formado de los siguientes pasos: registrar las transacciones en el diario, pasar la información del diario general al mayor general, obtener la balanza de comprobación, registrar los asientos de ajuste, obtener la balanza de comprobación ajustada, formular los estados financieros, hacer los asientos de cierre, obtener la balanza de comprobación después del cierre.

 La contabilización de las transacciones de una empresa se lleva a cabo a través de lo que llamamos cuentas y la presentación de la información financiera de una entidad se resume en lo que llamamos rubros

Etapas

Registrar la Operación en el Libro Diario

 Posteriormente a este proceso de verificación, comprobación y análisis de los documento se procede a registrar las operaciones en un libro de contabilidad conocido como Libro Diario el cual tiene carácter cronológico es decir se van registrando las operaciones en completo orden de fecha en que van ocurriendo valiéndose de la teoría del cargo y del abono.

Las operaciones deben recogerse en el libro día a día, o bien por periodos no superiores al mes si su detalle aparece en otros libros. Las anotaciones en el libro se harán por medio de asientos. Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida sin, embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate."

Libro Mayor

A continuación el empleo del Libro Mayor donde se agrupan y se clasifican todas las cuenta por separado y determinar su saldo. A lo largo de la vida de una empresa, se van produciendo distintos hechos que deben ser registrados por prescripción legal o por necesidades de la gestión de la empresa. Estos hechos quedan reflejados en el Libro Diario de forma cronológica. La finalidad del Libro Mayor va a consistir en recoger estos mismos hechos pero no en atención a la fecha de realización, sino a la cuenta que se ha visto afectada.

Es un libro no obligatorio, a pesar de que en la práctica resulta imprescindible llevarlo. En él se van a recoger las distintas cuentas, y los movimientos que se hayan realizado en ellas. De este modo, el diario es como lo que su nombre indica, un libro diario donde se anotan una tras otra todas las operaciones de la empresa y el mayor - que está representado por una ficha para cada cuenta - va anotando en cada ficha solo los movimientos que a ella corresponden.

Balance de Comprobación

Seguidamente el Balance de Comprobación el cual consiste en una verificación matemática de los registro que sean realizado en el periodo donde es lógico suponer de la suma de los saldo de las cuenta deudora es igual a la suma de cuenta acreedora. Es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero.

El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales.

El balance de comprobación también permite confirmar que la contabilidad de la empresa esté bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sería el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anotó dicho pago a otro. El balance sería correcto desde los números, pero no en la práctica.

Ajuste y correcciones

Es la etapa que le sigue antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional. Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa, además de cumplir con los principios de contabilidad. Durante el ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores. Algunos hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando ya se tiene la información completa. Es importante que todos los ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados financieros, se hace más difícil el proceso de corrección y ajuste.

Hoja de Trabajo

Hoja de trabajo, también conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de inventarios y balances.

El Estado de trabajo se desarrolla en una hoja tabular de 12 columnas, en las cuales se hace el resumen del cierre anual de operaciones.

Preparación de los Estado Financiero

En Base la Hoja de Trabajo y teniendo la certeza de que todo está correcto se procede a preparar los dos estados financieros más importantes de la contabilidad: El Estado de Ganancias y Pérdidas (conformado por las cuentas Nominales de ingresos y Egresos) y el Balance General (Conformado por las cuentas reales de activo, de Pasivo y Capital.)

Asientos de cierre

Las cuentas nominales son transitorias, es decir, duran el mismo tiempo que el ejercicio de la empresa, en consecuencia terminado el periodo contable, debe procederse a cancelar todas las cuentas nominales y a traspasarse la utilidad o perdida a la cuenta capital a este proceso se le conoce como asientos de cierre. Sirve para separar un ejercicio económico de otro.

El momento concreto en el que se procederá al cierre de la contabilidad, será al final del ejercicio. También se cerrará la contabilidad en el momento en que cese la actividad de la empresa. Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las cuentas de resultado contra la cuenta de pérdidas y ganancias

Estas cuentas para su cancelación se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen acumulado.

LEY 1314 DE 2009

El Estado, bajo la orientación del Presidente la República y en compañía de las entidades a que hace referencia la presente Ley, intervendrá la economía, limitando la libertad económica, para expedir normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información, en el cual se conforme un sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa observancia, por cuya virtud los informes contables y, en particular, los estados financieros, brinden información financiera comprensible, pertinente, confiable Transparente comparable y útil para la toma de decisiones económicas por parte del Estado a Los propietarios, Funcionarios y empleados de las empresas y también a  los inversionistas actuales o potenciales y otras partes interesadas con el objetivo de mejorar la productividad, La competitividad y el desarrollo armónico de la actividad empresarial de las personas naturales y jurídicas, Nacionales o extranjeras Con tal finalidad, en atención al interés público, expedirá normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de información, en los términos establecidos en la presente Ley.

Esta norma, consistente en “La Convergencia con Estándares de Contabilidad y Aseguramiento de la Información de alta calidad, reconocidos internacionalmente”, lo cual le permitirá a los empresarios del país y a los Contadores Públicos, inscribirse desde el reconocimiento del entorno nacional en el proceso de la globalización económica.

En esta ley no se extienden a las cuentas nacionales, como tampoco a la contabilidad presupuestaria, a la contabilidad financiera gubernamental, de competencia del Contador General de la Nación, o la contabilidad de costos.

Esta ley aplica a todas las personas naturales y jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad de acuerdo con la normatividad vigente,  así como  los contadores públicos, funcionarios y otras personas encargadas de la preparación de estados financieros y otra información financiera, de su promulgación y aseguramiento.

El  propósito de esta ley es entender  por normas de contabilidad y de información financiera el sistema compuesto por postulados, principios, limitaciones, conceptos, normas técnicas generales, normas técnicas específicas, normas técnicas especiales, normas técnicas sobre revelaciones. normas técnicas sobre registros y libros, interpretaciones y guías, que permiten identificar, medir, clasificar, reconocer, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones económicas de un ente, de forma clara y completa, relevante, digna de crédito y comparable.

LEY 2649 DE 1993

Se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna.

 La información contable se debe utilizar para: Conocer los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, ejecutar un control sobre las operaciones económicas de la empresa, ayudar en la toma de decisiones en cuanto a inversiones o créditos; además se puede decir que  la información contable es comprensible cuando es clara y es útil cuando es pertinente y confiable en la preparación de los estados financieros (El balance general,  estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera, y el  estado de flujos de efectivo).

Permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de una empresa; debe ser aplicado a todas las personas que según la ley estén obligadas a llevar una contabilidad.

Son los principios o normas de la contabilidad aceptadas en Colombia, tiene los siguientes objetivos conocer y demostrar, apoyar, tomar decisiones, evaluar la empresa, control en las operaciones, evaluación de la actividad económica; está compuesta de las normas básicas que son un conjunto de conceptos que fundamentan la información contable de personas naturales o jurídicas.

LEY 1429

LEY 1429

La  ley 1429 del 29 de diciembre de 2010  tiene por objetivo la formalización y la generación de empleo, con el fin de generar incentivos a las etapas iniciales en la creación de empresas; de tal manera que aumenten los beneficios y disminuyan los costos de formalización.

El Gobierno Nacional, bajo la coordinación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, deberá focalizar los programas de desarrollo empresarial Dentro de un periodo  de  seis (6) meses.

En donde se debe destacar el diseño y la promoción de  programas como  microcrédito y crédito orientados a jóvenes empresarios (menores de 28 años) del sector rural y urbano

Las herramientas que estos jóvenes empresarios como: incentivos a la tasa, incentivos al capital, periodos de gracia, incremento de las garantías financieras que posee el Estado y simplificación de trámites. Hacen parte de la formalización y generación empresarial.

Este programa cuenta con el desarrollo de apoyo técnico y financiero en cuanto al capital de trabajo y activos fijos, que conducirán la formalización y generación empresarial, y del empleo en el sector rural.

El Gobierno Nacional, en cada uno de los sectores, definirá mediante reglamento los criterios para su aplicación e implementación. Por consiguiente esos montos de apoyo y las condiciones de reembolso estarán sometidos al logro de los objetivos previstos por el proyecto productivo o empresarial que se desarrolle.

La finalidad de este programa es la de Mejorar la ocupabilidad de los jóvenes, diseñando, gestionando y evaluando una oferta que pueda cumplir con las necesidades formativas de una persona en situación de exclusión y que cubra todas las etapas que necesite para su inserción  en el campo social y laboral. 

TECNICAS DE ANALISIS DE INFORMACION

EL ANÁLISIS DE INFORMACIÓN

El análisis de información forma parte del proceso de adquisición y apropiación de los conocimientos latentes acumulados en distintas fuentes de información. El análisis busca identificar la información “útil'', es decir, aquella que interesa al usuario, a partir de una gran cantidad de datos.

El análisis de información está relacionado con lo que se denomina actualmente knowledge discovery in databases (KDD) y data mining (DM). La hipótesis común es que los datos almacenados constituyen un yacimiento del cual hay que extraer y procesar la información para que ésta sea “útil'' (desde un punto de vista económico, científico o tecnológico). El valor de la información “bruta'' resulta de la capacidad que se tenga para procesarla y producir una información “elaborada'', es decir, de nivel más elevado y potencialmente útil para la toma de decisiones en un determinado campo de actividades, pero que estaba implícita, no manifiesta, en los datos.²

El análisis de información parte desde la simple recopilación y lectura de textos hasta la interpretación. Es decir, el análisis es una actividad intelectual que logra el arte o la virtud de perfeccionar capacidades profesionales por parte del analista; todo esto gracias al empleo de métodos y procedimientos de investigación, ya sean cuantitativos o cualitativos que le permiten separar lo principal de lo accesorio y lo trascendental de lo pasajero o superfluo.

LOS MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN CUANTITATIVA Y CUALITATIVA

Existen diferentes tipos de investigación y según la naturaleza de la información que se recoge para responder al problema investigativo, estas pueden ejecutarse bajo dos paradigmas, la investigación cuantitativa o la cualitativa.

La investigación cuantitativa se dedica a recoger, procesar y analizar datos cuantitativos o numéricos sobre variables previamente determinadas. Esto ya lo hace darle una connotación que va más allá de un mero listado de datos organizados como resultado; pues estos datos que se muestran en el informe final, están en total consonancia con las variables que se declararon desde el principio y los resultados obtenidos van a brindar una realidad específica a la que estos están sujetos.

Dentro de la investigación cuantitativa se pueden observar:

• Los diseños experimentales, donde se aplican experimentos puros, entendiendo por tales los que reúnen tres requisitos fundamentales: la manipulación de una o más variables independientes; medir el efecto de la variable independiente sobre la variable dependiente y la validación interna de la situación experimental.
• La encuesta social, que es la investigación cuantitativa de mayor uso en el ámbito de las ciencias sociales y consiste en aplicar una serie de técnicas específicas con el objeto de recoger, procesar y analizar características que se dan en personas de un grupo determinado.
• Los estudios cuantitativos con datos secundarios, los cuales, a diferencia de los dos anteriores, abordan análisis con utilización de datos ya existentes.

La investigación cualitativa permite hacer variadas interpretaciones de la realidad y de los datos. Esto se logra debido a que en este tipo de investigación el analista o investigador va al “campo de acción” con la mente abierta, aunque esto no significa que no lleve consigo un basamento conceptual, como muchos piensan. El hecho de tener mente abierta hace posible redireccionar la investigación en ese momento y captar otros tipos de datos que en un principio no se habían pensado. En otras palabras, la investigación cualitativa reconoce que la propia evolución del fenómeno investigado puede propiciar una redefinición y a su vez nuevos métodos para comprenderlo.

La investigación cualitativa cuenta con varias técnicas para la obtención de datos, como son:

• La observación.
• La entrevista.
• La revisión de documentos o análisis documental.
• El estudio de caso.
• Los grupos focales.
• Los cuestionarios.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN CUANTITATIVA Y CUALITATIVA Y SU USO EN EL ANÁLISIS DE INFORMACIÓN

Una desventaja que ofrece la investigación cuantitativa es que se sirve de los sujetos del estudio, pero no saca al máximo toda la información que pudiera necesitar pues sus resultados se basan en los números que arrojen los estudios, sin mediar otros factores. En este caso, la investigación cualitativa se comunica con los sujetos y debido a las técnicas que utiliza, como la entrevista y la observación, logra obtener informaciones ocultas en los investigados, como ya se había mencionado. Por otra parte, puede existir un complemento de ambas, donde se logre una fortaleza única en la investigación. Por ejemplo, anteriormente se planteaba que en el caso de la técnica de grupos focales, componente de la investigación cualitativa, es necesario ser certeros en la selección del grupo para que no sea ni muy grande ni muy pequeño. Esta es una situación fácilmente resuelta con la utilización de los métodos de investigación cuantitativa, que uno de sus puntos más fuertes está en seleccionar muestras representativas de una población.

Se plantea también que el método cualitativo es subjetivo, frente al cuantitativo que es objetivo. Pero cabe analizar lo siguiente; lo subjetivo puede ser, lo influido por el juicio humano. Desde este punto de vista, tanto la investigación cualitativa como la cuantitativa, son subjetivas. Esto se aprecia porque en un estudio sobre bases cuantitativas, por ejemplo la selección de las variables o de una muestra tiene grandes influencias subjetivas.

MARCO CONCEPTUAL

MARCO CONCEPTUAL

CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN  EN LAS ORGANIZACIONES

1.    Etapa previa o de diagnóstico: Es la etapa de planeación y diagnóstico, con la que se inicia el desarrollo del sistema.

Causas que justifiquen la automatización de los sistemas:

      Información de baja calidad

      Sistemas que manejan grandes volúmenes de datos

      Mejorar el servicio a clientes, etc.

Diagnóstico de la situación actual:

      Determinar el objetivo

      Determinar el alcance

      Definir la interrelación del sistema.

Estudio de Viabilidad: Es el documento que contiene un conjunto de evaluaciones e investigaciones que servirán de base para evaluar la conveniencia de sistematizar o no sistematizar. Normalmente el estudio de viabilidad es desarrollado por Analistas de Sistemas, apoyados por un grupo de decisión formado por altos ejecutivos de la empresa.

Contenido:

      Objetivo del sistema

      Situación actual del sistema

      Situación propuesta, plan de implementación, recomendaciones. El contenido esencial debe sostenerse en estudios de Costo-Beneficio.

Plan de implementación: Es el plan que debe elaborarse y que servirá de guía para el desarrollo de todo el proyecto, para apoyarse en el control y administración del proyecto. Se recomienda utilizar herramientas como el software Microsoft Project. Los elementos que debe considerar son:

      Tiempo: El tiempo presupuestado de cada etapa y total, así como los tiempos de utilización de los recursos.

      Recursos financieros, humanos, tecnológicos, materiales.

      Instalaciones: Requerimientos de local, aire acondicionado, piso falso, energía eléctrica, etc.

      Proveedores: Investigar y evaluar propuestas y escoger la mejor.

      Recursos humanos: Considerar la estrategia para contar con los especialistas necesarios, como capturistas, operadores, programadores, analistas, líderes de proyecto, etc.

2.     Análisis de Sistemas: Es el proceso que se ejecuta para recopilar e interpretar hechos y diagnosticar problemas, con el fin de mejorar los sistemas de información, las técnicas utilizadas más comunes son:

©      Entrevistas: Es una conversación entre el entrevistador y el entrevistado con el fin de que el entrevistador recopile información necesaria para el desarrollo del proyecto.

©      Cuestionarios: Es la técnica que permite recopilar información escrita, necesaria para el desarrollo del proyecto.

©      Revisión de documentos: Esta técnica permite recopilar información valiosa a través de la revisión de manuales de sistemas, de procedimientos, de políticas, de organización, instructivos operativos, catálogos, etc.

©      Observación: Es la técnica aplicada para recopilar información, que consiste en la presencia física del analista con el fin de observar cómo se realizan los procesos.

3.    Diseño de sistemas: Es la fase enfocada a diseñar todos los componentes que intervienen en el nuevo sistema y que deben cumplir con los requerimientos de los usuarios:

§  Precisión, flexibilidad.

§  Proporcionar al usuario lo que requiere.

§  Traducir las demandas de usuarios a modelo.

El proceso del diseño tiene 6 puntos principales:

©      Diagrama del flujo de sistema

©      Diseño de salidas del sistema

©      Diseño de entradas del sistema

©      Diseño de los archivos del sistema

©      Diseño de los procedimientos del proceso

·         Diseño de los controles del sistema.

4.     Programación de sistemas: Es la acción de dar las instrucciones o procedimientos necesarios para obtener un determinado trabajo en un equipo de cómputo, en un lenguaje que las computadoras entienden.

©      Diagrama de bloque del programa: Es la representación gráfica de los pasos del procedimiento a seguir para lograr un procedimiento determinado.

©      Codificación: Es la conversión de los procedimientos gráficos a instrucciones escritas en un lenguaje fuente que el ser humano entiende.

©      Programa fuente: Grupo de instrucciones sobre un proceso específico escritas en un lenguaje entendible al ser humano.

©      Compilación: Es la traducción efectuada por la misma computadora para convertir un lenguaje fuente a lenguaje objeto que está escrito en sistema binario que es el lenguaje que la computadora entiende.

©      Procedimientos de corrección: Son las acciones que es necesario ejecutar para corregir los errores de un programa.

©      Lenguajes más usuales: Cobol, Fortran, Basic, Visual Basic, pascal, otros.

5.     Implantación del sistema: Es la etapa en la que se implementan todas las acciones que es necesario llevar a cabo para que el nuevo sistema trabaje adecuadamente y que normalmente son las siguientes:

©      Formularios: Diseños estándar, diseños especiales, materiales de impresoras, disquetes, etc.

©      Conversión de archivos: Consiste en convertir los archivos manuales o en medios magnéticos anteriores, al nuevo formato que se va a utilizar, considerando la captura y validación de datos contenidos.

©      Estrategias de conversión de sistemas: Consiste en decidir la estrategia de conversión del sistema anterior al nuevo sistema, es decir, definir cuándo se liberará el sistema anterior y cuando arrancará el nuevo.

©      Prueba en paralelo: Consiste en procesar el sistema anterior y el nuevo durante un tiempo determinado, con el fin de detectar posibles errores y corregirlos, además de capacitar al nuevo personal que operará el sistema.

©      Aceptación del sistema: Aceptación por parte del usuario del nuevo sistema, a partir de este momento la responsabilidad en cuanto a la operación del sistema será del usuario.

©      Formalización de convenios: Consiste en la formulación de convenios entre el usuario y sistemas acerca de los aspectos que sea necesario especificar claramente.

©      Puesta en marcha del sistema: manuales del sistema, de usuario y de operación.

6.     Controles del sistema: Es la etapa en la que se implantarán los controles necesarios que tiendan a reducir la probabilidad de que los riesgos sucedan, es decir, la posibilidad de que el sistema procese datos incompletos, robo, fraudes, etc.

Ejemplos de controles: Chequeo de secuencia numérica, cifras de control, chequeo de uno por uno, dígito verificador, pistas de auditoria, controles de frontera, claves de privilegio (pasword), etc.

7.     Operación del sistema: Es la etapa de producción del sistema, la vida de esta etapa es hasta que el nuevo sistema se sustituya por otro nuevo, durante esta etapa se debe vigilar que cumpla con los requerimientos tanto del usuario como empresariales para los que fue creado, se debe vigilar la oportunidad o sea que el proceso de los trabajos se haga a tiempo, ni antes ni después, exactitud o sea sin errores, veracidad y confiabilidad o sea acceso a solo personas autorizadas.

8.     Mantenimiento del sistema: Es la última etapa del ciclo de vida de los sistemas, consiste en realizar todas las actividades necesarias a fin de mantener el sistema trabajando adecuadamente, respetando los niveles de calidad establecidos.

Esta etapa tiene 2 vertientes:

©      Tendiente a eliminar las deficiencias del desarrollo normales si se considera que ningún sistema es perfecto.

©      Modificaciones al sistema por nuevas disposiciones.

Ej. IVA, mejoramiento de procedimientos, más control, cambios en la empresa, costos ocasionales por mantenimiento y reemplazo de sistemas.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un sistema de información es un grupo de elementos utilizados para la administración de datos, los cuales se encuentran coordinados entre sí para su uso ulterior. Estos elementos, además, fueron concebidos con el objeto de lograr un determinado fin. Desde el punto de vista empresarial, los sistemas de información tienen como propósito perfeccionar las actividades llevadas a cabo en una organización, y así alcanzar ventajas competitivas.

Siguiendo esta línea, y de acuerdo a su función se distinguen tres tipos de sistemas de información:

·         SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: cuando un sistema recopila, almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organización se denomina sistema de procesamiento de transacciones. Tiene como finalidad procesar las transacciones diarias de una empresa, acumulando toda la información recibida en una base de datos para su posterior consulta.

·         SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL: un sistema de información gerencial es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es decir, el objetivo del mismo es la suministración de información para la resolución de problemas a través de la interacción entre tecnologías y personas.

Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades elementales: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

·         SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES: este sistema se basa en el estudio y la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas. Al igual que el sistema de información gerencial, esta tecnología interacciona con personas en el filtrado de información que permite optar por la decisión más acertada.

·         SISTEMA DE INFORMACIÓN EJECUTIVA: De esta manera, el ejecutivo podrá conocer el estado de todos los indicadores, incluso aquellos que no cumplan con las expectativas y a partir de esto, tomar las medidas que considere adecuadas.

·         SISTEMAS ESTRATÉGICOS: Sus principales características son:

Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones.

Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

Típicamente su forma de desarrollo es con base a incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

Su función es lograr ventajas que los, competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistemas Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos es un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resource Planning) enfocado 9 a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etcétera. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de información Estratégico si, y sólo si, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

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