CICLO DE VIDA DE
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
1. Etapa previa o de diagnóstico: Es la etapa de
planeación y diagnóstico, con la que se inicia el desarrollo del sistema.
Causas que justifiquen la
automatización de los sistemas:
Información de baja calidad
Sistemas que manejan grandes volúmenes de datos
Mejorar el servicio a clientes, etc.
Diagnóstico de la situación
actual:
Determinar el objetivo
Determinar el alcance
Definir la interrelación del sistema.
Estudio de Viabilidad: Es el
documento que contiene un conjunto de evaluaciones e investigaciones que
servirán de base para evaluar la conveniencia de sistematizar o no
sistematizar. Normalmente el estudio de viabilidad es desarrollado por
Analistas de Sistemas, apoyados por un grupo de decisión formado por altos
ejecutivos de la empresa.
Contenido:
Objetivo del sistema
Situación actual del sistema
Situación propuesta, plan de implementación,
recomendaciones. El contenido esencial debe sostenerse en estudios de Costo-Beneficio.
Plan de implementación: Es el
plan que debe elaborarse y que servirá de guía para el desarrollo de todo el
proyecto, para apoyarse en el control y administración del proyecto. Se
recomienda utilizar herramientas como el software Microsoft Project. Los
elementos que debe considerar son:
Tiempo: El tiempo presupuestado de cada etapa y
total, así como los tiempos de utilización de los recursos.
Recursos financieros, humanos, tecnológicos,
materiales.
Instalaciones: Requerimientos de local, aire
acondicionado, piso falso, energía eléctrica, etc.
Proveedores: Investigar y evaluar propuestas y
escoger la mejor.
Recursos humanos: Considerar la estrategia para
contar con los especialistas necesarios, como capturistas, operadores,
programadores, analistas, líderes de proyecto, etc.
2.
Análisis
de Sistemas: Es el proceso que se ejecuta para recopilar e interpretar hechos y
diagnosticar problemas, con el fin de mejorar los sistemas de información, las
técnicas utilizadas más comunes son:
©
Entrevistas: Es una conversación entre el
entrevistador y el entrevistado con el fin de que el entrevistador recopile información
necesaria para el desarrollo del proyecto.
©
Cuestionarios: Es la técnica que permite
recopilar información escrita, necesaria para el desarrollo del proyecto.
©
Revisión de documentos: Esta técnica permite
recopilar información valiosa a través de la revisión de manuales de sistemas,
de procedimientos, de políticas, de organización, instructivos operativos,
catálogos, etc.
©
Observación: Es la técnica aplicada para
recopilar información, que consiste en la presencia física del analista con el
fin de observar cómo se realizan los procesos.
3.
Diseño de sistemas: Es la fase enfocada a
diseñar todos los componentes que intervienen en el nuevo sistema y que deben
cumplir con los requerimientos de los usuarios:
§ Precisión,
flexibilidad.
§ Proporcionar
al usuario lo que requiere.
§ Traducir
las demandas de usuarios a modelo.
El proceso del diseño tiene 6 puntos principales:
© Diagrama
del flujo de sistema
© Diseño
de salidas del sistema
© Diseño
de entradas del sistema
© Diseño
de los archivos del sistema
© Diseño
de los procedimientos del proceso
· Diseño de
los controles del sistema.
4.
Programación de sistemas: Es la acción de dar
las instrucciones o procedimientos necesarios para obtener un determinado
trabajo en un equipo de cómputo, en un lenguaje que las computadoras entienden.
©
Diagrama de bloque del programa: Es la representación
gráfica de los pasos del procedimiento a seguir para lograr un procedimiento
determinado.
©
Codificación: Es la conversión de los
procedimientos gráficos a instrucciones escritas en un lenguaje fuente que el
ser humano entiende.
©
Programa fuente: Grupo de instrucciones sobre
un proceso específico escritas en un lenguaje entendible al ser humano.
©
Compilación: Es la traducción efectuada por la
misma computadora para convertir un lenguaje fuente a lenguaje objeto que está
escrito en sistema binario que es el lenguaje que la computadora entiende.
©
Procedimientos de corrección: Son las acciones
que es necesario ejecutar para corregir los errores de un programa.
©
Lenguajes más usuales: Cobol, Fortran, Basic,
Visual Basic, pascal, otros.
5.
Implantación del sistema: Es la etapa en la
que se implementan todas las acciones que es necesario llevar a cabo para que
el nuevo sistema trabaje adecuadamente y que normalmente son las siguientes:
©
Formularios: Diseños estándar, diseños
especiales, materiales de impresoras, disquetes, etc.
©
Conversión de archivos: Consiste en convertir
los archivos manuales o en medios magnéticos anteriores, al nuevo formato que
se va a utilizar, considerando la captura y validación de datos contenidos.
©
Estrategias de conversión de sistemas: Consiste
en decidir la estrategia de conversión del sistema anterior al nuevo sistema,
es decir, definir cuándo se liberará el sistema anterior y cuando arrancará el
nuevo.
©
Prueba en paralelo: Consiste en procesar el
sistema anterior y el nuevo durante un tiempo determinado, con el fin de
detectar posibles errores y corregirlos, además de capacitar al nuevo personal
que operará el sistema.
©
Aceptación del sistema: Aceptación por parte
del usuario del nuevo sistema, a partir de este momento la responsabilidad en
cuanto a la operación del sistema será del usuario.
©
Formalización de convenios: Consiste en la
formulación de convenios entre el usuario y sistemas acerca de los aspectos que
sea necesario especificar claramente.
©
Puesta en marcha del sistema: manuales del
sistema, de usuario y de operación.
6.
Controles del sistema: Es la etapa en la que
se implantarán los controles necesarios que tiendan a reducir la probabilidad
de que los riesgos sucedan, es decir, la posibilidad de que el sistema procese
datos incompletos, robo, fraudes, etc.
Ejemplos de controles: Chequeo
de secuencia numérica, cifras de control, chequeo de uno por uno, dígito
verificador, pistas de auditoria, controles de frontera, claves de privilegio
(pasword), etc.
7.
Operación del sistema: Es la etapa de
producción del sistema, la vida de esta etapa es hasta que el nuevo sistema se
sustituya por otro nuevo, durante esta etapa se debe vigilar que cumpla con los
requerimientos tanto del usuario como empresariales para los que fue creado, se
debe vigilar la oportunidad o sea que el proceso de los trabajos se haga a
tiempo, ni antes ni después, exactitud o sea sin errores, veracidad y
confiabilidad o sea acceso a solo personas autorizadas.
8.
Mantenimiento del sistema: Es la última etapa
del ciclo de vida de los sistemas, consiste en realizar todas las actividades
necesarias a fin de mantener el sistema trabajando adecuadamente, respetando
los niveles de calidad establecidos.
Esta etapa tiene 2 vertientes:
©
Tendiente a eliminar las deficiencias del
desarrollo normales si se considera que ningún sistema es perfecto.
©
Modificaciones al sistema por nuevas
disposiciones.
Ej. IVA, mejoramiento de
procedimientos, más control, cambios en la empresa, costos ocasionales por
mantenimiento y reemplazo de sistemas.
TIPOS DE
SISTEMAS DE
Un sistema de información es
un grupo de elementos utilizados para la administración de datos, los cuales se
encuentran coordinados entre sí para su uso ulterior. Estos elementos, además,
fueron concebidos con el objeto de lograr un determinado fin. Desde el punto de
vista empresarial, los sistemas de información tienen como propósito
perfeccionar las actividades llevadas a cabo en una organización, y así
alcanzar ventajas competitivas.
Siguiendo esta línea, y de
acuerdo a su función se distinguen tres tipos de sistemas de información:
·
SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: cuando un sistema recopila, almacena y altera
la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una
organización se denomina sistema de procesamiento de transacciones. Tiene como
finalidad procesar las transacciones diarias de una empresa, acumulando toda la
información recibida en una base de datos para su posterior consulta.
·
SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL: un sistema de información gerencial es aquel
utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es decir,
el objetivo del mismo es la suministración de información para la resolución de
problemas a través de la interacción entre tecnologías y personas.
Los
datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades elementales:
calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.
·
SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES: este sistema se basa en el estudio y la
comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la
toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema
involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas. Al igual que
el sistema de información gerencial, esta tecnología interacciona con personas
en el filtrado de información que permite optar por la decisión más acertada.
· SISTEMA DE INFORMACIÓN EJECUTIVA: De
esta manera, el ejecutivo podrá conocer el estado de todos los indicadores,
incluso aquellos que no cumplan con las expectativas y a partir de esto, tomar
las medidas que considere adecuadas.
·
SISTEMAS ESTRATÉGICOS: Sus principales
características son:
Su función primordial no es
apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información
para apoyar la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede
llevar a cabo dichas funciones.
Suelen desarrollarse in house,
es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse
fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Típicamente su forma de
desarrollo es con base a incrementos y a través de su evolución dentro de la
organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de
ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.
Su función es lograr ventajas
que los, competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios
diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistemas
Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el
uso de cajeros automáticos en los bancos es un Sistema Estratégico, ya que
brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo
decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un
nivel similar al de sus competidores.
Apoyan el proceso de
innovación de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que buscan
ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o
creando productos y procesos.
Un ejemplo de estos Sistemas
de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing
Resource Planning) enfocado 9 a reducir sustancialmente el desperdicio en el
proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo
de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega,
etcétera. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de
información Estratégico si, y sólo si, apoyan o dan forma a la estructura
competitiva de la empresa.
·
