CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN  EN LAS ORGANIZACIONES

1.    Etapa previa o de diagnóstico: Es la etapa de planeación y diagnóstico, con la que se inicia el desarrollo del sistema.

Causas que justifiquen la automatización de los sistemas:

      Información de baja calidad

      Sistemas que manejan grandes volúmenes de datos

      Mejorar el servicio a clientes, etc.

Diagnóstico de la situación actual:

      Determinar el objetivo

      Determinar el alcance

      Definir la interrelación del sistema.

Estudio de Viabilidad: Es el documento que contiene un conjunto de evaluaciones e investigaciones que servirán de base para evaluar la conveniencia de sistematizar o no sistematizar. Normalmente el estudio de viabilidad es desarrollado por Analistas de Sistemas, apoyados por un grupo de decisión formado por altos ejecutivos de la empresa.

Contenido:

      Objetivo del sistema

      Situación actual del sistema

      Situación propuesta, plan de implementación, recomendaciones. El contenido esencial debe sostenerse en estudios de Costo-Beneficio.

Plan de implementación: Es el plan que debe elaborarse y que servirá de guía para el desarrollo de todo el proyecto, para apoyarse en el control y administración del proyecto. Se recomienda utilizar herramientas como el software Microsoft Project. Los elementos que debe considerar son:

      Tiempo: El tiempo presupuestado de cada etapa y total, así como los tiempos de utilización de los recursos.

      Recursos financieros, humanos, tecnológicos, materiales.

      Instalaciones: Requerimientos de local, aire acondicionado, piso falso, energía eléctrica, etc.

      Proveedores: Investigar y evaluar propuestas y escoger la mejor.

      Recursos humanos: Considerar la estrategia para contar con los especialistas necesarios, como capturistas, operadores, programadores, analistas, líderes de proyecto, etc.

2.     Análisis de Sistemas: Es el proceso que se ejecuta para recopilar e interpretar hechos y diagnosticar problemas, con el fin de mejorar los sistemas de información, las técnicas utilizadas más comunes son:

©      Entrevistas: Es una conversación entre el entrevistador y el entrevistado con el fin de que el entrevistador recopile información necesaria para el desarrollo del proyecto.

©      Cuestionarios: Es la técnica que permite recopilar información escrita, necesaria para el desarrollo del proyecto.

©      Revisión de documentos: Esta técnica permite recopilar información valiosa a través de la revisión de manuales de sistemas, de procedimientos, de políticas, de organización, instructivos operativos, catálogos, etc.

©      Observación: Es la técnica aplicada para recopilar información, que consiste en la presencia física del analista con el fin de observar cómo se realizan los procesos.

3.    Diseño de sistemas: Es la fase enfocada a diseñar todos los componentes que intervienen en el nuevo sistema y que deben cumplir con los requerimientos de los usuarios:

§  Precisión, flexibilidad.

§  Proporcionar al usuario lo que requiere.

§  Traducir las demandas de usuarios a modelo.

El proceso del diseño tiene 6 puntos principales:

©      Diagrama del flujo de sistema

©      Diseño de salidas del sistema

©      Diseño de entradas del sistema

©      Diseño de los archivos del sistema

©      Diseño de los procedimientos del proceso

·         Diseño de los controles del sistema.

4.     Programación de sistemas: Es la acción de dar las instrucciones o procedimientos necesarios para obtener un determinado trabajo en un equipo de cómputo, en un lenguaje que las computadoras entienden.

©      Diagrama de bloque del programa: Es la representación gráfica de los pasos del procedimiento a seguir para lograr un procedimiento determinado.

©      Codificación: Es la conversión de los procedimientos gráficos a instrucciones escritas en un lenguaje fuente que el ser humano entiende.

©      Programa fuente: Grupo de instrucciones sobre un proceso específico escritas en un lenguaje entendible al ser humano.

©      Compilación: Es la traducción efectuada por la misma computadora para convertir un lenguaje fuente a lenguaje objeto que está escrito en sistema binario que es el lenguaje que la computadora entiende.

©      Procedimientos de corrección: Son las acciones que es necesario ejecutar para corregir los errores de un programa.

©      Lenguajes más usuales: Cobol, Fortran, Basic, Visual Basic, pascal, otros.

5.     Implantación del sistema: Es la etapa en la que se implementan todas las acciones que es necesario llevar a cabo para que el nuevo sistema trabaje adecuadamente y que normalmente son las siguientes:

©      Formularios: Diseños estándar, diseños especiales, materiales de impresoras, disquetes, etc.

©      Conversión de archivos: Consiste en convertir los archivos manuales o en medios magnéticos anteriores, al nuevo formato que se va a utilizar, considerando la captura y validación de datos contenidos.

©      Estrategias de conversión de sistemas: Consiste en decidir la estrategia de conversión del sistema anterior al nuevo sistema, es decir, definir cuándo se liberará el sistema anterior y cuando arrancará el nuevo.

©      Prueba en paralelo: Consiste en procesar el sistema anterior y el nuevo durante un tiempo determinado, con el fin de detectar posibles errores y corregirlos, además de capacitar al nuevo personal que operará el sistema.

©      Aceptación del sistema: Aceptación por parte del usuario del nuevo sistema, a partir de este momento la responsabilidad en cuanto a la operación del sistema será del usuario.

©      Formalización de convenios: Consiste en la formulación de convenios entre el usuario y sistemas acerca de los aspectos que sea necesario especificar claramente.

©      Puesta en marcha del sistema: manuales del sistema, de usuario y de operación.

6.     Controles del sistema: Es la etapa en la que se implantarán los controles necesarios que tiendan a reducir la probabilidad de que los riesgos sucedan, es decir, la posibilidad de que el sistema procese datos incompletos, robo, fraudes, etc.

Ejemplos de controles: Chequeo de secuencia numérica, cifras de control, chequeo de uno por uno, dígito verificador, pistas de auditoria, controles de frontera, claves de privilegio (pasword), etc.

7.     Operación del sistema: Es la etapa de producción del sistema, la vida de esta etapa es hasta que el nuevo sistema se sustituya por otro nuevo, durante esta etapa se debe vigilar que cumpla con los requerimientos tanto del usuario como empresariales para los que fue creado, se debe vigilar la oportunidad o sea que el proceso de los trabajos se haga a tiempo, ni antes ni después, exactitud o sea sin errores, veracidad y confiabilidad o sea acceso a solo personas autorizadas.

8.     Mantenimiento del sistema: Es la última etapa del ciclo de vida de los sistemas, consiste en realizar todas las actividades necesarias a fin de mantener el sistema trabajando adecuadamente, respetando los niveles de calidad establecidos.

Esta etapa tiene 2 vertientes:

©      Tendiente a eliminar las deficiencias del desarrollo normales si se considera que ningún sistema es perfecto.

©      Modificaciones al sistema por nuevas disposiciones.

Ej. IVA, mejoramiento de procedimientos, más control, cambios en la empresa, costos ocasionales por mantenimiento y reemplazo de sistemas.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un sistema de información es un grupo de elementos utilizados para la administración de datos, los cuales se encuentran coordinados entre sí para su uso ulterior. Estos elementos, además, fueron concebidos con el objeto de lograr un determinado fin. Desde el punto de vista empresarial, los sistemas de información tienen como propósito perfeccionar las actividades llevadas a cabo en una organización, y así alcanzar ventajas competitivas.

Siguiendo esta línea, y de acuerdo a su función se distinguen tres tipos de sistemas de información:

·         SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: cuando un sistema recopila, almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organización se denomina sistema de procesamiento de transacciones. Tiene como finalidad procesar las transacciones diarias de una empresa, acumulando toda la información recibida en una base de datos para su posterior consulta.

·         SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL: un sistema de información gerencial es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es decir, el objetivo del mismo es la suministración de información para la resolución de problemas a través de la interacción entre tecnologías y personas.

Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades elementales: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

·         SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES: este sistema se basa en el estudio y la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas. Al igual que el sistema de información gerencial, esta tecnología interacciona con personas en el filtrado de información que permite optar por la decisión más acertada.

·         SISTEMA DE INFORMACIÓN EJECUTIVA: De esta manera, el ejecutivo podrá conocer el estado de todos los indicadores, incluso aquellos que no cumplan con las expectativas y a partir de esto, tomar las medidas que considere adecuadas.

·         SISTEMAS ESTRATÉGICOS: Sus principales características son:

Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones.

Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

Típicamente su forma de desarrollo es con base a incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

Su función es lograr ventajas que los, competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistemas Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos es un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resource Planning) enfocado 9 a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etcétera. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de información Estratégico si, y sólo si, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

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